Life Schedule

Das Tool Life Schedule ist ein tiefgehendes Werkzeug zur Überprüfung und Entwicklung der Lebensrealität eines Klienten. Es unterstützt ihn in der Erkenntnis, ob seine Ziele, Projekte und Vorhaben im beruflichen und privaten Leben zeitlich und faktisch erreichbar sind oder ob sie außerhalb der individuell-realistischen Möglichkeiten liegen. In einem zweiten Schritt nach der Analyse erarbeiten Klient und Coach in einem Realitäts-Check konsequent einen persönlichen Kalender, der sämtliche Termine, Aktivitäten und Verpflichtungen des Klienten abbildet und für ihn umsetzbar ist. Mit Hilfe des Tools werden Wunsch und Wirklichkeit voneinander entflochten und ein realistisches Rundumbild der geschäftlichen und privaten Lebenswirklichkeit des Klienten geschaffen, das im Alltag umsetzbar ist.

Viele Klienten mit verantwortungsvollen Aufgabengebieten und leitenden Positionen leiden unter dem nagenden Gefühl, nicht genug Zeit zu haben, um sämtliche Rollen, Aufgaben und Verpflichtungen zufriedenstellend zu erfüllen. Dieses Gefühl zieht sich nicht nur durch die geschäftliche Welt, sondern bildet sich auch in vielen unerledigten privaten Dingen ab, seien es Themen in der Familie oder unerfüllte Freizeit-, Hobby- oder Reisewünsche. Um insgesamt mehr Klarheit und vor allem Entlastung in diese für sie oft als undurchschaubar und erdrückend empfundene Gemengelage zu bringen, bietet der Coach ihnen an, ihr komplettes organisatorisches Leben in einem „Lebensstundenplan“ festzuhalten, der sich von Montag bis Sonntag von 00:00 bis 24:00 Uhr erstreckt. Sie sollen ihr Leben hierdurch nicht nur umfassend betrachten und die Abläufe „24/7“ analysieren, sondern alles in einen Wochen- und/oder Monatskalender übertragen, der ihnen (a) Klarheit, (b) Struktur und (c) die Entscheidungsgrundlage bietet, was sie alles in ihrem Leben abbilden wollen, gegebenenfalls müssen und letztlich realistisch abbilden können.

Über die bittere Erkenntnis hinaus, dass ihre Zeit subjektiv nicht auszureichen scheint, empfinden diese Klienten oft ein dumpfes undefinierbares Unwohlsein, etwas im Leben zu verpassen, ohne dieses Gefühl genau auf den Punkt bringen zu können. In den meisten Fällen nagt an ihnen auch ein schlechtes Gewissen, weil sie glauben, nicht alles zu schaffen, was sie schaffen sollten (wo auch immer diese Überzeugung ihren Ursprung hat). Infolgedessen leben viele von ihnen permanent in der subjektiven Gewissheit, per se zu schlecht, zu faul, zu dumm oder zumindest zu unstrukturiert zu sein. Das Tool führt Klienten während einer Sitzung (und gegebenenfalls als Aufgabe bis zum nächsten Termin) konsequent zum Aufbau eines realistischen Terminkalenders, um einen Überblick über alle Möglichkeiten zu bekommen und persönliche Entscheidungen herbeizuführen, die zu Klarheit und realistischer Gestaltung ihres Lebens führen.

Start: Liegen entsprechende Themen und Voraussetzungen vor, bietet der Coach dem Klienten an, sich mit ihm zusammen seinen Tagesabläufen zu widmen, seine Aufgaben und alle Dinge zu betrachten, die seiner Wahrnehmung nach in seinem Geschäfts- und Privatleben zu kurz kommen. Darüber hinaus holt sich der Coach die Erlaubnis, seinerseits einige Dinge anzubieten oder hinzuzufügen, die seiner Erfahrung nach sehr wichtig für ein gesundes und zufriedenes Leben sind – geschäftlich wie privat.

„Lieber Klient, in unserer letzten Sitzung konnten Sie Ihre unterschiedlichen Aufgabenbereiche mit allen Detailaufgaben herausarbeiten, die Ihr Beruf von Ihnen einfordert. Sie haben mehrfach zu erkennen gegeben, dass Sie Ihren Tagesablauf als sehr gefüllt oder gar überfüllt wahrnehmen – gerade mit der steigenden Anzahl von dicht aneinander gereihten digitalen Meetings. Es bedrückt Sie und macht Sie sogar manchmal auch wütend, dass selbst bei größter Anstrengung nie genug Zeit vorhanden ist, um alles zu schaffen, wie Sie es gern hätten; geschweige denn noch Zeit übrig ist, um ausreichend für die Familie da sein oder Ihre Hobbys ausleben zu können. Sie sagten sogar wörtlich: Das halte ich nicht mehr lange durch!

Ich habe daher für heute die Idee mitgebracht, diese Termindichte genauer mit Ihnen zu betrachten, um herauszufinden, wo sich die meisten Aufgaben bündeln und wo Sie vielleicht umgestalten und für Entspannung sorgen könnten. Hätten Sie Lust hierzu?“

Coach und Klient erarbeiten das Tool in der Sitzung idealerweise am Flipchart, möglich sind natürlich auch andere Visualisierungsarten, je nach Vorliebe des Klienten. Ein großes Flipchart bietet die Möglichkeit, gemeinsam auf den „Stundenplan“ zu sehen und zusammen daran zu arbeiten. In Online-Sitzungen müssen natürlich andere Darstellungsformen gewählt werden.

„Prima, ich freue mich sehr darauf, mit Ihnen Ihre Aufgaben- und Terminflut genauer anzuschauen, um gemeinsam mit Ihnen zu erarbeiten, wo Sie Veränderungen vornehmen könnten. Ein ideales Ziel aus meiner Sicht wäre es herauszuarbeiten, wo Sie konkret für eine Optimierung sorgen könnten, um subjektiv das Gefühl der Entlastung zu haben. Wie klingt das? In einem ersten Schritt werden Sie sich gleich einen Überblick über alle Termine und Aufgaben verschaffen, in dem Sie alles in einen umfänglichen Kalender eintragen. Ziel ist es, einen kompletten Überblick zu bekommen, was in Ihrem Leben los ist. Dabei werde ich Ihnen helfen. Sollen wir starten?“

Zu Beginn bekommt der Klient die Aufgabe, alle seine aktuellen Verpflichtungen, Routinen, Meetings, Aufgaben aus seinem beruflichen Umfeld, aber auch Hobbys, Sport- und Freizeitaktivitäten, Familienaufgaben und -routinen sowie alles, was ihm wichtig ist, in einer Liste zusammenzustellen. Coach und Klient sammeln gemeinsam – auf dem Flipchart, auf einem Schreibblock oder auch auf Moderationskarten. Diese Übung dient dem „Warmwerden“ mit der Materie und der ersten Annäherung an die eigentliche Aufgabe.

„Okay, jetzt haben wir schon einen guten Überblick über viele Ihrer Aufgaben und Routinen. Legen wir los und übertragen alles in eine Chronologie – Ihr ganz persönlicher Life Schedule!

Wenn es Ihrer Art der Herangehensweise ebenfalls entspricht, möchte ich Ihnen die Verwendung des vor uns stehenden Flipcharts empfehlen, damit die Darstellung groß genug ist und wir einen schönen gemeinsamen Überblick über Ihr Leben bekommen. Sie können gleich eine entsprechende Tagesstruktur der Woche einzeichnen. Es wird nicht auf exakte Linien ankommen, sondern darauf, dass die Übersicht groß genug ist und alle Themen ihren Platz in der zeitlichen Darstellung des Plans bekommen. Es sind aber auch noch andere Visualisierungsarten möglich, um sich dem Thema zu nähern, falls Ihnen das lieber ist: Wir könnten Moderationskarten auf einer Metaplanwand oder auf dem Boden in entsprechender Reihenfolge und in passender Konstellation auslegen. Möglich ist es zudem, mit Symbolen zu arbeiten, die jeweils eine Tätigkeit darstellen. Auch könnten wir mit dem Laptop/PC arbeiten und spezielle digitale Tools nutzen wie Mindmaps, Tabellen, Boards und weitere Strukturhilfen. Was meinen Sie, was kommt Ihnen entgegen?“

Um die volle Kraft des Tools entfalten und nutzen zu können, erhält der Klient nach seiner Entscheidung einige Parameter als Vorgabe, die er idealerweise im Vorhinein in den Lebensplan einträgt. Falls es die Entwicklung in der Annäherung an das Tool im Coaching-Prozess ergibt, ist es ebenfalls möglich, die Grundparameter nachzuholen oder dynamisch-situativ in passenden Momenten mit einzuflechten. Dies kann den Erkenntnisprozess hinsichtlich der Frage unterstreichen, was noch keine Berücksichtigung in der Lebensplanung des Klienten fand. Wie folgt könnte es weitergehen:

Neben dem Coaching-Ansatz, der dazu dient, den Klienten z.B. in der Reflexion der Frage zu unterstützen, was ihm im Leben wichtig ist und wo seine Prioritäten liegen, lässt der Coach mit Erlaubnis des Klienten also beratende Elemente einfließen, indem er dem Klienten Grundparameter anbietet. Hierdurch sollen z.B. gesundheitsrelevante Aspekte berücksichtigt werden.

„Meinem Vorschlag zur Arbeit mit dem Life Schedule liegt die Idee zugrunde, dass Sie für sich im Ergebnis einen ‚Stundenplan des Lebens‘ erschaffen werden, der Ihnen als Strukturwerkzeug für Ihre tägliche geschäftliche Tätigkeit zur Verfügung steht und Halt gibt. Gleichzeitig kann und sollte aber auch ein Instrument entstehen, das Sie vor falschen Schwerpunkten, Fehlplanungen und persönlicher Über- und Unterforderung und damit einem letztlich nicht nachhaltig förderlichen und unglücklichen Leben schützt. Bevor Sie also loslegen und Ihre Aufgaben und Termine in Ihren Lebensplan eintragen, möchte ich Ihnen eine Handvoll Grundparameter anbieten, die Sie in der Gesamtplanung berücksichtigen sollten. Darf ich diese jetzt mit Ihnen durchgehen? Wenn ich gleich loslege, werden Sie nachvollziehen können, warum mir diese Grundlagen für Sie so wichtig sind. Genau genommen sind diese Themen als Eckpfeiler Ihrer Lebensgestaltung überlebenswichtig und bieten Ihnen ein umfassendes System zur Ausgeglichenheit und zur Gestaltung eines zufriedenen und gesunden Lebens an. Wenn Sie so weit sind, tragen Sie bitte folgende Termine/Parameter als gesetzt in Ihren Kalender ein:

• Täglich acht Stunden Schlafenszeit
• Höchstens zehn Stunden Arbeitszeit (wenn möglich acht oder neun) von Montag bis Freitag mit Ihrer favorisierten Start- und Endzeit (die Wochenenden bleiben – bis auf die berühmten Ausnahmen in besonderen Situationen – arbeitsfrei)
• Täglich eine Stunde Mittagspause von … bis ...
• Reserve-/Pufferzeit: Zwei halbe Arbeitstage (also 20 Prozent) bleiben terminfrei, um Unerwartetes auffangen zu können
• Alle festen geschäftlichen Routinen: Termine, Jour fixe, Meetings usw.
• Strategiezeit: zwei Stunden pro Woche nach freier Zeiteinteilung, die der eigenen Reflexion dienen und ausschließlich für strategische Führungsentwicklung und/oder als reine Kreativzeit für Strategieüberlegungen genutzt werden sollten
• Bewegung: zwei Mal pro Woche eine Bewegungs-/Sporteinheit von mindestens 45 bis 60 Minuten
• Paarzeit: einen Abend pro Woche Auszeit als Paar ohne weitere Personen (Kinder und andere Familienangehörige), um ungestörte Zeit miteinander für Gespräche, Kultur, Spaziergänge etc. zu haben
• Wochenende: Familienunternehmungen und -besuche, Freunde treffen, Hobbys, Hausarbeiten, Instandsetzungen, Gartenpflege, Einkäufe, Ausflüge …
• Hobbys und Verpflichtungen: benötigte Zeit bestimmen für persönliche Hobbys, Ehrenamt, eventuelle Nebentätigkeiten, Pflege von Angehörigen/Freunden usw.
• Entspannung: täglich 15 Minuten ungestörte Ruhezeit für Entspannung, Meditation, Besinnung im Sitzen, Liegen oder Gehen

Haben wir noch etwas vergessen, das in Ihrem Leben einen wichtigen Part einnimmt oder einnehmen sollte?“

Der Klient beschäftigt sich jetzt intensiv mit seinem Life Schedule am Flipchart und stellt den Plan zusammen, der für ihn in den nächsten Wochen und Monaten seinen Lebensrhythmus bestimmen wird. Er trägt alle Aufgaben/Termine seines persönlichen Lebens übersichtlich ein. Aufgaben:

• Alles zeitrealistisch eintragen/unterbringen
• Mit Hilfe des Coachs reflektieren, was sich tatsächlich in seinem Leben ereignet und Relevanz für ihn hat und haben sollte
• Konsequent entscheiden, was genau wann stattfinden wird/soll und hierfür einen eigenen Platz reservieren/blocken
• Realisieren, was Wunschvorstellung und Träumerei ist und realistischerweise keinen Platz (mehr) finden sollte bzw. kann und wird
• Einteilen der raren Zeit für Meetings und weitere Tätigkeiten im Berufsleben
• Reflexion der Führungsaufgaben (der Coach unterstützt fragenbasiert), realistisches Delegieren von Aufgaben, für die keine Zeit mehr vorhanden ist und die durch Andere erledigt werden können
• Freiräume schaffen, Prioritäten fixen

„Lieber Klient, es war für mich fantastisch, zu erleben, wie intensiv und fruchtbar Sie sich mit Ihrer eigenen Zeit- und Lebensplanung auseinandergesetzt haben. Wie ist es Ihnen damit ergangen, welche Erfahrungen haben Sie gemacht? Was haben Sie dabei gedacht und empfunden? Ich freue mich jedenfalls sehr für Sie, dass Sie diesen ersten großen Schritt geschafft haben. Mit Blick auf die kommenden Wochen freue ich mich darauf, Ihre Erfahrungen mit der neuen Struktur und Schwerpunktsetzung zu besprechen. Daher sollten wir in der nächsten Sitzung neben Ihren weiteren Schwerpunktthemen auch Ihre Life Schedule wieder aufnehmen, Ihre ersten Erfolge einarbeiten und mögliche Misserfolge hinsichtlich der Gründe hinterfragen, sodass dieser persönliche Kalender Stück für Stück wächst und Ihnen Halt, Sicherheit und Bewusstsein für eine gesunde Selbststeuerung gibt. Viel Erfolg!“

Das Tool kann in drei abgestuften Intensitäten angewendet werden (siehe Abb.):

•  Stufe 1 (Life Schedule mit Schwerpunkt berufliches Umfeld): Anregung des Klienten zur Auseinandersetzung mit seinen dienstlichen/geschäftlichen Erfordernissen und zum Aufbau einer funktionierenden Systematik mit realistischen Vorhaben, Terminen und Zielen in Form einer persönlichen Life Schedule. Die Einbettung der erarbeiteten Ergebnisse in eine nicht näher bestimmte, aber bereits in groben Umrissen benannte private Welt sollte angestrebt werden.
• Stufe 2 (Life Schedule aus einer Kombination/Harmonisierung des beruflichen und privaten Umfelds): Zusätzliche Einbeziehung der individuellen privaten Welt des Klienten mit allen erforderlichen Terminen rund um Familie, Hobbys, nebenberufliche Tätigkeiten, Verpflichtungen usw.
• Stufe 3 (Life Schedule mit Aufbau einer umfänglichen Life-Balance, z.B. zur Burnout-Prophylaxe): Steigerung der Stufen 1 und 2 um die Betrachtung und Berücksichtigung gesamtheitlicher Gesundheitsthemen des Klienten mit dem Ziel, (1) alle in der Toolbeschreibung aufgezählten Themen in die Life Schedule des Klienten einzubauen und (2) einen möglichst gesunden Gesamtplan für das physische und psychische Leben des Klienten sicherzustellen.

Mit jeder Steigerung der Intensität ist eine größere Erfahrung im Umgang mit der Welt des Klienten und der jeweiligen systemischen Komplexität erforderlich und empfehlenswert. Parallel hierzu sollte die Erfahrung des Coachs mit komplexen Zusammenhängen gesamtheitlich systemischer Kontexte in unterschiedlichen Lebenszusammenhängen von Menschen, unterschiedlichen Lebensrealitäten und -welten sowie ihrer individuellen Deutungen und den persönlichen Schwerpunkten entsprechend gefestigt sein.

Erfolg: Die Klienten erkennen in der konzentrierten Auseinandersetzung mit ihrer Life Schedule Stück für Stück, wie ihr Leben tatsächlich abläuft und in weiten Strecken dem Prinzip Hoffnung – nicht realen Gegebenheiten – unterliegt. Sie übernehmen durch eine klare Entscheidung für ihre Prioritäten des Lebens zunehmend Verantwortung – geschäftlich wie privat. Die Auseinandersetzung mit ihrer eigenen Realität schafft Klarheit und Mut, für sich selbst und die persönlich wichtigen Bausteine ihres Lebens einzustehen. Sie erarbeiten sich eine holistische Sicht auf ihr tatsächlich stattfindendes Leben und lernen, es nach ihren Vorlieben, Prämissen und Erfordernissen zu gestalten. Eine gewisse gesamtheitliche Wirkung wird sich mit der Zeit selbstständig entfalten.

Der Auseinandersetzungsprozess mit der eigenen Zeit und ihrer bewussten Einteilung benötigt eine gewisse Geduld und Reifung. Es gibt Sitzungen, die bereits in der Tiefe der Stufe 2 drei bis vier Stunden dauern. Manchmal entstehen zwei bis drei unterschiedliche Schedule-Wochen, die sich aus den speziellen Systemen des Unternehmens und den unterschiedlichen Aufgaben, Berichtspflichten und Routinen des Klienten ergeben können.

In der Regel erfolgt nach einer Desillusionierungsphase (mit Frustration über die aktuell komplizierten und dichten Abläufe und die Realisierung des hohen Grads der bisherigen Fremdbestimmung) eine Hochphase der Freude über die wachsende Klarheit und Autonomie für den eigenen Lebensentwurf. Viele Klienten spiegeln wider, dass es vor allem das aktive Gestalten ihres Lebens ausmacht, wieder in die eigene motivierende Energie zu kommen, anstatt sich äußeren Ansprüchen gegenüber ausgeliefert fühlen zu müssen, was mit dem Gefühl von Machtlosigkeit verbunden ist.

Beim Einsatz des Tools im virtuellen Raum sind entsprechend nutzbare digitale Tools vorzubereiten und Vorgehensweisen zu durchdenken, die dem Klienten angeboten werden können. Es empfiehlt sich, im Vorfeld mit den virtuellen Tools durchzuspielen, welche Einsatzformen sie beinhalten können, bevor sie in der Praxissituation zur Anwendung kommen. Oft ergeben sich auch spontan Ideen einer Visualisierung, die seitens des Klienten vorgeschlagen werden. Solange sie den Ansprüchen des Tools genügen und zu einer klaren Planungsstruktur beitragen, ist jede Visualisierungsmöglichkeit willkommen und hilfreich.