Praxisbezogene Change-Management-Übungen

Bei Change-Management-Prozessen in Unternehmen ist es wichtig, die Mitarbeitenden von Anfang an mit ins Boot zu holen und offen mit Bedenken und Widerständen umzugehen. Im Folgenden werden spielerische Übungen vorgestellt, die im Rahmen eines begleitenden Coachings zum Einsatz kommen können. Sie regen zur Reflexion rund um das Thema Veränderung an und unterstützen die Bewältigung von Bedenken, Ängsten und Hindernissen.

Veränderungen im Unternehmen sind immer damit verbunden, dass Mitarbeitende ihre Komfortzone verlassen müssen. Sie sollen alte Gewohnheiten aufgeben und sich an neue Abläufe gewöhnen. Nur der Gedanke daran lässt in vielen Mitarbeitenden Widerstände entstehen.

Daher ist es wichtig, ein Change-Vorhaben nicht nur als eine reine formelle Umstrukturierung des Unternehmens zu sehen. Werden z.B. neue Methoden wie Scrum eingeführt, wird die Tragweite der Veränderung häufig unterschätzt. Nicht nur die neue Organisation mit den neuen Prozessen und Arbeitsmethoden wird zur Herausforderung, es entstehen auch unter Umständen Widerstände oder Blockaden auf der sozialen, (zwischen-)menschlichen Ebene.

Der Faktor Mensch muss daher von Anfang an in Veränderungsprozessen berücksichtigt werden. Neben den richtigen Change-Management-Methoden stellen der Umgang und die Kommunikation mit den Mitarbeitenden relevante Erfolgsfaktoren für den Change-Prozess dar. Hier kann Coaching ansetzen und eine wichtige Rolle für die erfolgreiche Umsetzung des Change-Vorhabens spielen.

Mit der Belegschaft steht und fällt der Erfolg eines Unternehmens. Es ist entscheidend, die Mitarbeitenden bei der Entscheidung für und während des Prozesses einer Veränderung mitzunehmen und auf keinen Fall auf der Strecke zu lassen. Der Coach kann die für die Veränderung erforderliche Reflexion anstoßen und begleiten. Das Coaching trägt dazu bei, dass Bedenken und Ängste thematisiert, reflektiert und abgebaut werden. Dies ist sowohl auf der Ebene der Mitarbeitenden und Teams als auch der Führungskräfte sinnvoll.

Change-Management-Übungen haben zum Ziel, Offenheit und Vertrauen der Mitarbeitenden zu wecken. Wenn die positive Seite von Veränderungen erkannt wird, kann der Veränderungsprozess mitgestaltet werden. Dazu ist die Bereitschaft notwendig, gewohnte Denk- und Verhaltensmuster durch neue zu ersetzen. 

Hier setzen Change-Management-Übungen an: Einfache Beispiele und Aufgaben lassen Teilnehmende spielerisch und in geschütztem Rahmen ihre inneren Widerstände und unbewussten Assoziationen realisieren.

Die folgenden Übungen können von Coaches im Rahmen von Change-Management-Prozessen eingesetzt werden, um Mitarbeitende auf geplante Veränderungen vorzubereiten. Konkret können sie im Vorfeld eines Gruppen-Coachings genutzt werden, um die Teilnehmenden auf spielerische und intuitive Weise für das Thema Veränderung zu öffnen und sie so auf die dann folgende reflexive Arbeit einzustimmen. Auch können die Übungen erste inhaltliche Impulse liefern, die gesammelt und der anschließenden Reflexion zugeführt.

Vorbereitung: Erstellen Sie eine Wortliste mit Begriffen aus dem Zusammenhang mit Veränderungen, z. B. „Umstellung”, „Transformation” etc.

Durchführung: Lesen Sie den Teilnehmenden die Worte vor. Diese sollen als Reaktion auf jedes Wort einen Schritt vortreten, wenn das Wort eine positive Assoziation weckt. Erzeugt ein Wort eine negative Assoziation, sollen sie zurücktreten.

Personen, die einen Schritt zurück machen, neigen möglicherweise dazu, Veränderungen abzulehnen. Die Teilnehmenden sollen sich nach jedem Wort im Raum umsehen und miteinander besprechen, warum sie einen Schritt vor- oder zurückgetreten sind. Hier entsteht die Möglichkeit, Bedenken auszutauschen, vor allem aber einen neuen Blickwinkel auf das Thema Veränderung hinzuzufügen.

Vorbereitung: Fertigen Sie eine Tabelle mit vier Spalten an: Project, Purpose, Particulars, People (deutsch: Projekt, Ziel, Einzelheiten, Personen), am besten an einer Wand oder Tafel.

Durchführung: Die Teilnehmenden sollen auf Post-its für die vier Spalten notieren, wie die anstehende Veränderung ihrer Meinung nach die oben stehenden Aspekte ihrer Arbeit beeinflussen wird. Anschließend werden die Post-its von den Teilnehmenden an die Wand geklebt, kurz vorgestellt und anschließend besprochen. 

Auf diese Weise bekommen Sie ein Gefühl für die Befürchtungen, die bei den Mitarbeitenden durch die angekündigte Veränderung ausgelöst werden. Einige dieser Sorgen können Sie wahrscheinlich auf der Stelle entkräften. Vielleicht sind auch Gerüchte entstanden, mit denen Sie sofort aufräumen können. So lösen sich Widerstände und die Mitarbeitenden können den tatsächlichen Effekt der Veränderung erfassen.

Vorbereitung: Teilen Sie die Teilnehmenden auf mehrere Gruppen von fünf oder sechs Personen auf. Anschließend teilen Sie jedem Teammitglied eine Unternehmensrolle bzw. Abteilung zu wie Marketing, Vertrieb etc.

Durchführung: Geben Sie den Teams die Aufgabe, eine Geschäftsidee zu entwickeln, die sie im Anschluss den anderen Gruppen vorstellen. Nach zehn Minuten Strategieentwicklung tauschen ein bis zwei Mitglieder pro Gruppe ihr Team und arbeiten dort mit. Fügen Sie ein neues Kriterium für die Geschäftsidee hinzu, das die Teams berücksichtigen sollen. Lassen Sie den Gruppen weitere zehn bis 15 Minuten, um ihre Strategie zu planen. Zum Schluss stellen alle Gruppen ihr Konzept vor und per Abstimmung wird die beste Idee gewählt

Diese Übung zeigt, dass Veränderungen durch Flexibilität bewältigt werden können. Die Teilnehmenden arbeiten als Team zusammen, selbst wenn die Gruppenkonstellation sich ändert. Diese Erkenntnis stärkt das Selbst- und Gruppenbewusstsein, Veränderungen mit gebündelten Kräften meistern zu können.

Lassen Sie die Teilnehmenden besprechen, welche Vorteile es hatte, durch ein neues Gruppenmitglied eine neue Perspektive hinzuzubekommen. Wie hat sich die Idee von der ersten zur zweiten Planungsrunde verändert?

Keine Vorbereitung

Durchführung: Stellen Sie sich mit den Teilnehmenden in einen Kreis und fordern Sie sie auf, die Arme vor der Brust zu verschränken, sodass sie es bequem haben. Wenn jeder sich in dieser Position eingefunden hat, bitten Sie die Gruppe, die Arme umgekehrt zu verschränken.

Lassen Sie die Mitarbeitenden besprechen, wie sie die kleine, aber fühlbare Veränderung empfinden. Es wird Teilnehmende geben, die sich daran stören, andere weniger. Sorgen Sie dafür, dass die Unterhaltung einige Minuten andauert, während alle die Armposition beibehalten. Machen Sie die Gruppe dann darauf aufmerksam, dass diese Haltung nach ein paar Minuten Eingewöhnung nicht mehr so schlimm ist. Sie wird Ihnen zustimmen.

Dies können Sie auf Change-Prozesse am Arbeitsplatz übertragen. Abläufe, die anfangs ungewohnt sind, werden zur Routine und sind bald nicht mehr wegzudenken.

Keine Vorbereitung

Durchführung: Bitten Sie die Teilnehmenden, einen Stuhlkreis zu bilden. Platzieren Sie in der Mitte ein beliebiges Objekt, das die Teilnehmenden sich ansehen sollen. Nach einer Minute sollen alle die Plätze tauschen. Fordern Sie die Gruppe auf, sich zu überlegen, welche Details durch die neue Perspektive hinzukommen. Dann dürfen Freiwillige wieder den Platz wechseln. Wer nicht will, muss nicht.

Gehen Sie dann ins Plenum mit allen Teilnehmenden. Lassen Sie besprechen, welche Vorteile sich durch das Hinzukommen der neuen Perspektive ergeben. Übertragen Sie die Ergebnisse auf die anstehende Veränderung und die guten Dinge, die diese bringen kann.

Vorbereitung: Sie benötigen so viele verschiedene Fotos von Gemälden, wie Mitarbeitende an der Übung teilnehmen; außerdem Scheren, Kleber, Farben und weitere Bastelmaterialien.

Durchführung: Bitten Sie die Mitarbeitenden, sich jenes Bild auszusuchen, das ihnen am besten gefällt. Für einige wird es ungewohnt sein, nicht mit dem Kopf, sondern mit dem Bauch zu entscheiden. Auf der Arbeit sind selten die eigenen Vorlieben gefragt.

Lassen Sie jeden kurz erklären, warum er/sie sich für sein/ihr Bild entschieden hat. So tauschen sich die Mitarbeitenden zur Abwechslung über Gefühle aus statt über Zahlen, Fakten und die Arbeit.

Fordern Sie die Teilnehmenden anschließend auf, ihr Bild mit einem ihrer Kollegen zu tauschen. Bitten Sie sie dann, das Bild ihres Kollegen in zehn Teile zu zerschneiden. Damit werden Sie meistens auf Widerstand stoßen. Die Teilnehmenden erleben gerade, wie es sich anfühlt, wenn etwas Lieb gewonnenes zerstört wird. Das ist ein Gefühl, das auch in Zusammenhang mit Veränderungen im Unternehmen auftreten kann

Im nächsten Schritt bekommen die Teilnehmenden fünf Teile ihres ursprünglichen Bildes von ihrem Kollegen zurück. Mit den zehn Teilen, die sie jetzt haben, sollen sie ein neues Bild erschaffen. Dafür stehen ihnen alle Materialien zur Verfügung. Wie sie vorgehen, ist den Mitarbeitenden selbst überlassen. Das zeigt, dass auch das Ungewohnte interessant sein kann.

Wenn die Bilder fertig sind und der kreative Prozess abgeschlossen ist, gehen Sie mit der Gruppe in die Reflexion. Lassen Sie die Beteiligten erzählen, was es für ein Gefühl war, als „ihr” Bild zerschnitten wurde. Fragen Sie auch, wie es sich angefühlt hat, das neue Bild zu erschaffen. Wahrscheinlich begegnen Ihnen Antworten wie „anfangs war ich unsicher, wie ich vorgehen sollte. Aber dann …”

Machen Sie den Mitarbeitenden klar: Unsicherheiten sind normal, wenn die Dinge sich verändern. Veränderungen sind immer mit Emotionen verbunden. Aus dieser Unsicherheit wird neue Sicherheit. Wer sich in Flexibilität übt und aktiv dabei ist, kann die Veränderung mitgestalten.

Keine Vorbereitung

Durchführung: Die Teilnehmenden stellen sich in zwei Reihen auf, mit dem Rücken zueinander, sodass kein Blickkontakt zwischen den Gegenüberstehenden besteht. Fordern Sie die Teilnehmenden dazu auf, fünf Veränderungen an sich vorzunehmen. Das kann jede beliebige Veränderung sein: Gestik, Mimik, an- oder abgelegte Kleidung oder Accessoires etc. Danach drehen sich alle um und sollen erraten, was sich an ihrem Gegenüber verändert 

Führen Sie eine zweite Runde durch, diesmal sollen alle aber zehn Dinge an sich verändern. Möglicherweise entstehen hier Widerstände, da zehn Dinge viel erscheinen. Das ist normal und nicht schlimm.

Obwohl es mehrere Möglichkeiten gibt, werden die meisten Veränderungen darin bestehen, dass die Teilnehmenden Kleidungsstücke oder Accessoires ablegen. Gehen Sie im Plenum  auf dieses Verhalten ein. Eröffnen Sie, dass hier die unbewusste Assoziation mit Verlust durch Veränderung zugrunde liegen könnte. Für einige der Anwesenden wird dies ein Aha-Erlebnis sein.

Change-Management-Übungen ermöglichen es, mittels relativ einfacher Spiele und Gedankenexperimente ein Umdenken zu bewirken. Verborgene Befürchtungen der Mitarbeitenden in Bezug auf Veränderungen treten zutage und werden reflektiert. Durch einen neuen Blickwinkel darauf können sich die Mitarbeitenden ein weniger bedrohliches und dadurch ausgewogeneres Bild von der Umstrukturierung machen. Sie beginnen, auch mögliche Vorteile des Veränderungsprozesses zu sehen.