Problemanalyse

Durch die Problemanalyse sollen zu lösende Probleme umfassend und genau beschrieben werden. Mit Hilfe des folgenden Modells kann der Coach dem Klienten bei der Problemanalyse unterstützen.

Der erste Schritt zur Lösung eines Problems besteht darin, es so konkret wie möglich zu beschreiben. Ziel ist es, die Ursache(n) des Problems zu ermitteln. Die Problemanalyse ist immer die Grundlage für eine spätere Entwicklung von Lösungsmöglichkeiten. Deshalb muss die Problemanalyse intensiv und nicht zu rasch durchgeführt werden. Je besser und genauer die Problemanalyse durchgeführt wird, desto einfacher ist es später, Lösungsvorschläge zu erarbeiten. Bei der Problemanalyse zeichnen sich bereits die ersten Ansätze für die Entwicklung von Lösungsmöglichkeiten ab. 

Berücksichtigen Sie folgende Regeln bei der Problemanalyse:

1. Ergebnisse schriftlich festhalten
   Schreiben Sie das Problem, das Sie bearbeiten wollen, auf eine Plakatwand und halten Sie alle weiteren Ergebnisse der Problemanalyse schriftlich fest. Dadurch ist gewährleistet, dass keine wichtigen Punkte vergessen werden.
2. Problem genau beschreiben'
   Beschreiben Sie das Problem so umfassend und genau wie möglich. Versuchen Sie sich die Problemsituation so konkret wie möglich vorzustellen. Überlegen Sie was Sie besonders stört, ärgert oder was problematisch ist.
3. Problemschwerpunkte erkennen
   Gehen Sie den Problemen auf den "Grund", bleiben Sie nicht an der Oberfläche. Versuchen Sie, das Problem "auf den Punkt" zu bringen. Wo liegt der Schwerpunkt des Problems? "Wo ist Sand im Getriebe?" "Wo hakt es genau"

Wenn Sie ein Problem bearbeiten, können Sie den "Knackpunkten" auf die Spur kommen, in dem Sie sich folgende Fragen stellen: 

Beispiel:

Problem: Verbesserung der Kundenzufriedenheit 
Fragen: 

• Wann kommt es zu Kundenkontakten? 
• Wo kommt es zu Kundenkontakten? 
• Wer hat mit den Kunden direkten Kontakt? 
• Was läuft bei den Kundenkontakten gut? 
• Was läuft weniger gut? 
• Was sagen die Kunden?  

Denken Sie an die konkrete Situation eines Kundenkontaktes. Was gefällt Ihnen an der bisherigen Form und wo sehen Sie Probleme? Gibt es Dinge, die Sie immer wieder stören? Halten Sie die positiven und weniger positiven Punkte schriftlich fest. 

Mit der Problemanalyse können Sie eine Vielzahl von unterschiedlichen Problemsachverhalten bearbeiten. Am Anfang kann es ungewohnt sein, eine systematische Problemanalyse durchzuführen. Häufig wird der Fehler gemacht, die Problemanalyse zu schnell durchzuführen und sofort mit der Entwicklung von Lösungsansätzen zu beginnen.

Dadurch können wichtige Aspekte des Problems übersehen werden und später erarbeitete Lösungsvorschläge können dann das Problem nicht richtig lösen. 

Probleme betreffen häufig nicht nur einen bestimmten Personenkreis. Manchmal sind mehrere verschiedene Arbeitsbereiche betroffen. Bei größeren oder bereichsübergreifenden Problemen sollten die verschiedenen betroffenen Personengruppen mit in die Problemanalyse einbezogen werden. Dazu kann man eine bestehende Problemlösegruppe erweitern oder eine neue, bereichsübergreifende Gruppe bilden. Nur so ist gewährleistet, dass wichtige Aspekte nicht vergessen werden und das Problem aus verschiedenen Blickwinkeln sachgerecht bearbeitet werden kann.

Durch eine intensive Problemanalyse wird ein Problem umfassend und genau beschrieben. Mögliche Ursachen können identifiziert und erste Lösungswege sichtbar werden.